💬 Wiadomości od kupujących: odpowiedź w kilka sekund

Szukasz alternatywy dla Sello lub Sello NX, w której nie płacisz dodatkowo od każdego zamówienia? Pytania kupujących („kiedy wyślecie?”, „poproszę fakturę”, „jak oddać towar?”) potrafią zająć pół dnia. W emoms wszystkie wiadomości są w jednym miejscu, przy każdej widać stan zamówienia, a odpowiedź wstawiasz jednym kliknięciem z gotowego szablonu.

📥 1. Wszystkie wiadomości w jednym miejscu

Menu Wiadomości zbiera wątki od kupujących ze wszystkich podłączonych kont. Na górze masz licznik nieprzeczytanych wiadomości i filtry: sklep, typ wątku, stan, etykieta oraz Tylko nieprzeczytane. Opcja Ukryj systemowe chowa wiadomości automatyczne (np. e-paragony), żeby nie zasłaniały pytań od ludzi. Wyszukiwarka znajdzie wątek po loginie, treści albo numerze zamówienia.

Lista wątków po lewej (login kupującego, konto, początek wiadomości, numer zamówienia, stan), otwarty wątek po prawej.

🏷️ 2. Wątek z kontekstem zamówienia

Gdy wątek dotyczy zamówienia, nad rozmową widać jego stan w postaci plakietek:

Na pytanie „czy paczka już wyszła?” odpowiadasz bez otwierania zamówienia i bez szukania w panelu przewoźnika. Pod plakietkami masz linki: Zamówienia kupującego, Reklamacje i dyskusje, Oceny i Zamówienie w Allegro. Wątki możesz oznaczać własnymi etykietami, np. „pilne” albo „czeka na magazyn”.

📝 3. Szablony odpowiedzi

W Ustawienia → Szablony wiadomości przygotowujesz gotowe odpowiedzi, które w wątku wstawiasz jednym kliknięciem. Szablony można włączać, wyłączać i układać w kolejności, w jakiej są potrzebne najczęściej.

Przykładowy zestaw: potwierdzenie otrzymania, wysyłka dzisiaj, opóźnienie, paczka w drodze, faktura VAT, prośba o dane do faktury, pomyłka w paczce, zwroty i pytanie techniczne.

🧩 4. Znaczniki i podgląd przed wysłaniem

W treści szablonu wstawiasz znaczniki, a emoms podstawia pod nie dane z zamówienia: numer zamówienia, sposób dostawy, numer przesyłki, numer faktury, login kupującego, nazwę sklepu czy podpis zalogowanego pracownika. Znaczniki klikasz z listy po lewej, a pod edytorem widzisz podgląd „Tak zobaczy to kupujący” na danych z przykładowego wątku.

Szablon „Wysyłka dzisiaj”: pogrubione pola to znaczniki (numer zamówienia, sposób dostawy, numer przesyłki), a na dole podgląd gotowej wiadomości.

⚡ 5. Automatyczne odpowiedzi

Wiadomości działają też z akcjami automatycznymi. W regule wybierasz zdarzenie Nowa wiadomość od kupującego (albo Wysłano wiadomość do kupującego) i akcję, np. wysłanie odpowiedzi z szablonu. Tak działa potwierdzenie z wątku powyżej: kupujący napisał o 14:40, a odpowiedź „Dziękujemy za wiadomość, odpowiemy najszybciej, jak to możliwe” poszła sama minutę później.

Nowa reguła w akcjach automatycznych: zdarzenia związane z wiadomościami, w tym „Nowa wiadomość od kupującego”.

Żeby kupujący nie dostawał potwierdzenia przy każdej kolejnej wiadomości, w filtrach reguły ustawiasz Wiadomość kupującego: Pierwsza wiadomość. Automatyczna odpowiedź idzie wtedy tylko na pierwszą wiadomość w wątku, a dalszą rozmowę prowadzi już pracownik.

Zdarzenie „Nowa wiadomość od kupującego” z filtrem „Pierwsza wiadomość”: potwierdzenie tylko na początku rozmowy.

⚖️ 6. Reklamacje, dyskusje i oceny

Obok wiadomości są zakładki Reklamacje i dyskusje oraz Oceny. Reklamacje widać z terminem odpowiedzi, a oceny można filtrować, np. negatywne bez Twojej reakcji. Wszystko jest w tym samym panelu, więc nic nie umyka między kolejnymi zakładkami Allegro.

✅ Podsumowanie

emoms działa w stałym abonamencie, bez opłat od zamówienia. Współpracuje z Subiektem GT, Subiektem nexo i WAPRO Mag, ze sklepem internetowym i z Allegro.

Zamów emoms   Więcej artykułów o emoms

Poprzednio w serii: zwroty, KSeF, wydruk dla magazyniera, widoki i TIM EDI.